Каждый документ ООН имеет уникальное условное обозначение в верхнем правом углу документа или на титульном листе.
Все языковые версии документа имеют одно и то же условное обозначение.
Условные обозначения состоят из букв и цифр. Некоторые элементы условного обозначения несут смысловую нагрузку, а другие – нет.
В целом, условное обозначение не содержит никакой информации о содержании документа. Некоторые издания имеют как условное обозначение, так и номер для продажи.
Первый компонент указывает орган, которому представляется данный документ, или орган, выпускающий данный документ.
| A/- | Генеральная Ассамблея |
| S/- | Совет Безопасности |
| E/- | Экономический и Социальный Совет |
| ST/- | Секретариат |
Некоторые органы имеют условное обозначение специальной серии, в котором не содержится указания на главный орган. Например:
| CRC/C/- | Комитет по правам ребенка |
| DP/- | Программа развития Организации Объединенных Наций |
| TD/- | Конференция Организации Объединенных Наций по торговле и развитию |
| UNEP/- |
Программа Организации Объединенных Наций по окружающей среде |
Второй и третий компоненты указывают на вспомогательные органы:
| -/AC. .../- | Специальный комитет |
| -/C. .../- | Постоянный комитет, главный комитет |
| -/CN. .../- | Комиссия |
| -/CONF. .../- | Конференция |
| -/GC. .../- | Совет управляющих |
| -/PC/. .../- | Подготовительный комитет |
| -/SC. .../- | Подкомитет |
| -/Sub. .../- | Подкомиссия |
| -/WG. .../- | Рабочая группа |
Специальные компоненты указывают на характер документа:
| -/CRP. ... | Документ зала заседаний |
| -/INF/- | Информационные серии (например, списки участников) |
| -/L. ... | Для ограниченного распространения (обычно относится к проектам документов) |
| -/NGO/- | Документы, содержащие сообщения неправительственных организаций |
| -/PET/- | Петиции |
| -/PRST/- | Заявления Председателя Совета Безопасности |
| -/PV. ... | Стенографические отчеты о заседаниях |
| -/R. ... | Документ ограниченного распространения и доступа, если ограничения впоследствии не сняты |
| -/RES/- | Резолюции |
| -/SR. ... | Краткие отчеты о заседаниях |
| -/WP. ... |
Рабочие документы |
Заключительный компонент указывает на изменение первоначального текста:
| -/Add.... | Добавление |
| -/Amend.... | Поправка (изменение по решению компетентного органа определенной части принятого официального текста ) |
| -/Corr.... | Исправление (может относиться не ко всем языковым версиям документа) |
| -/Rev.... | Пересмотр (замена текста ранее выпущенного документа) |
| -/Summary | Краткое изложение |
| -/-* | Переиздание документа по техническим причинам |
Многие обозначения документов включают порядковый номер сессии или год, которые следуют за элементами, указывающими на соответствующий орган.
| Генеральная Ассамблея | сессия | 31-я сессия (1976)- | A/31/99 |
| Совет Безопасности | год | 1994- | S/1994/99 |
| Экономический и Социальный Совет | год | 1978- | E/1978/99 |
В 1976 году Генеральная Ассамблея начала включать порядковый номер сессии во все условные обозначения своих документов. До 1976 года данная информация в большинстве обозначений документов не включалась. Только для резолюций порядковый номер сессии указывался римскими цифрами в скобках после условного обозначения. После 1976 года другие органы приняли на вооружение подобную практику.
Вспомогательные органы обычно следуют практике главного органа.