Право на обеспечение официальными отчетами имеют Генеральная Ассамблея, Совет Безопасности и Экономический и Социальный Совет. Официальные отчеты могут также составляться в отношении заседаний, проводимых в рамках некоторых конференций.
В Правилах в отношении контроля за документацией и ограничения ее объема, документ ST/AI/189/Add.3/Rev.2, содержится следующее определение официальных отчетов:
Официальные отчеты представляют собой серию печатных изданий, посвященных работе главных органов Организации Объединенных Наций; к их числу относятся стенографические или краткие отчеты о заседаниях соответствующих органов, а также приложения и дополнения.
В целом, на сегодняшний день официальные отчеты состоят из отчетов о заседании и дополнений, включая резолюции и решения, принятые соответствующим органом.
Доклады и другие отдельные документы издаются в качестве приложений или дополнений к официальным отчетам.
До того как документы ООН стали доступны в онлайновом режиме, официальные отчеты были единственным источником информации для специалистов, занимавшихся исследованием документов Организации. Они активно цитируются в различных публикациях, издаваемых как под эгидой ООН, так и вне рамок системы ООН.
Официальные отчеты направлялись в библиотеки-депозитарии ООН, а также, возможно, приобретались другими библиотеками и научно-исследовательскими учреждениями.
